蔡 斌
讓行政后勤工作成為銀行高質量發(fā)展的“助攻手”和有力保障，是興業(yè)銀行行政后勤部的工作目標和拼搏方向。通過“多角色”的職能定位、“多鏈條”的行政管理、“多維度”的價值體現，努力讓行政后勤工作有特色、有標準、有成效。
黨的二十大明確指出，“高質量發(fā)展是全面建設社會主義現代化國家的首要任務”，強調“堅持把發(fā)展經濟的著力點放在實體經濟上”。中央金融工作會議提出“推動金融高質量發(fā)展、加快建設金融強國”的遠景目標和做好“五篇大文章”的工作要求。興業(yè)銀行緊跟黨中央決策部署，堅持將高質量發(fā)展作為首要任務，錨定“1234”戰(zhàn)略和“四穩(wěn)四進”策略，加快推動 “五大新賽道”與“五篇大文章”融合發(fā)展?？傂行姓笄诓孔鳛榕d業(yè)銀行行政管理的核心支撐和關鍵樞紐，始終緊密圍繞全行戰(zhàn)略轉型方向，配合業(yè)務條線轉型發(fā)展需求，加速推進體制機制改革，持續(xù)提升行政管理能力，為全行穩(wěn)增長大局保駕護航。
“多角色”的職能定位
——戰(zhàn)略布局
近年來，興業(yè)銀行行政后勤條線圍繞中后臺改革的統(tǒng)一部署，啟動了新一輪的體制機制改革工作，著力構建大行政體系。2022年將行政保衛(wèi)部、北京代表處、上海行政服務中心職能整合，成立行政后勤部，提升行政管理規(guī)范化、集約化水平，降低運營成本。2023年在部門內設立集中采購中心，調整優(yōu)化基建管理組織架構，實現各職能處室、駐外機構高效聯動，行政后勤體制機制改革成果全面落地，管理服務效能有效提升。2024年行政后勤領域在深化改革上繼續(xù)穩(wěn)健邁進，聚焦采購管理、基建管理、財產管理等重點領域，依照行政后勤標準化的體制框架與運行機制有序運作，促進各環(huán)節(jié)、各機構間在行政后勤工作中的高效協同聯動，為全行整體運營提供堅實、高效、規(guī)范的行政后勤保障支撐體系。
——組織架構
改革升級后的行政管理架構呈“總行+區(qū)域行政服務機構+分支機構”的“三級聯動”組織架構，既能發(fā)揮統(tǒng)籌管理的優(yōu)勢，又能體現地域管理特色，更加有利于各項行政管理工作的有序高效開展。
一是在總行設立行政后勤部，作為全行行政運行及后勤保障部門，負責統(tǒng)籌、指導和管理全行行政后勤相關工作，傳達政策，統(tǒng)籌資源，制定基本制度、工作程序和管理規(guī)范，負責各級機構的日常溝通和協調，履行“長半徑”的垂直管理職責。二是在總行派外機構較為集中的地區(qū)設立區(qū)域行政服務機構，充分發(fā)揮區(qū)域優(yōu)勢，統(tǒng)籌調動駐地分行等多方資源，在業(yè)務授權范圍內，結合區(qū)域實際情況，負責制定相關的管理和服務實施細則，履行“短半徑”的區(qū)域管理職責。三是在各分支機構內部，設立行政后勤工作集中歸口管理機構，根據總部的規(guī)章制度、業(yè)務授權及工作程序，負責管理和落實本機構內部的各項日常工作，履行“點對點”的直接管理職責。
——管理模式
大型企業(yè)的行政管理工作普遍存在“管理規(guī)模龐大，工作內容瑣碎”的特點，工作范疇極為廣泛，不僅包含諸多瑣碎而日常的事務性工作，也涉及部分專業(yè)性較強的管理工作。在企業(yè)加快高質量發(fā)展的進程下，行政管理工作更加注重管理的集約化、規(guī)范化和專業(yè)化，以及服務的及時性和有效性。當前，商業(yè)銀行普遍做強總部行政機關。興業(yè)銀行行政后勤部順應市場趨勢，工作職能從以往的重服務向服務與管理并重轉型；工作模式由過往“各自為政”的分散管理模式轉變?yōu)椤敖y(tǒng)籌規(guī)劃”的集約化管理模式；工作內容進一步擴大，涵蓋了采購管理、基建管理、財產管理、物業(yè)管理、后勤保障等多個領域，形成更為完整、系統(tǒng)的行政管理體系，通過行政工作集約化轉型，實現規(guī)范管理、高效運營、降本節(jié)支。
“多鏈條”的行政管理
——采購管理
興業(yè)銀行于2023年在總行行政后勤部內部設立集中采購中心，負責全行集中采購和常規(guī)采購工作，充分整合作業(yè)、人才、采購量等要素的集約優(yōu)勢，實現采購工作的合規(guī)經營和效益提升。采購管理的全面變革重點圍繞“五化”實施和推進。
一是合規(guī)化。著重在于強化制度的頂層設計架構，從宏觀層面規(guī)范采購行為準則與流程框架，引導集團采購活動遵循整體戰(zhàn)略與規(guī)范要求,并通過多層級的評審流程，嚴格采購項目管理決策，保障采購決策的合規(guī)性與科學性。二是專業(yè)化。持續(xù)推動采購管理理念與方法的更新與迭代，提升評標專家、各級采購人員的專業(yè)素養(yǎng)，開展評標專家?guī)鞌U容、業(yè)務合規(guī)培訓、基層跟班學習、同業(yè)機構先進案例分享等，以經驗學習和項目實踐相結合推動管理提升。三是集團化。一方面是集中采購，持續(xù)提升全行集采比例，有效提高集團整體采購效益。另一方面是加強基層采購行為管控，推行供應商公開尋源機制，確保采購的公平性與透明度；抓實檢查監(jiān)督工作，確保集團采購政策在基層的有效落實與執(zhí)行。四是價值化。通過采購預算、采購策略、供應商談判、采購流程等維度的管理加強，最大程度地挖掘采購環(huán)節(jié)的成本節(jié)約潛力，提升機構的經濟效益。同時，探索采購與金融業(yè)務的協同發(fā)展模式，推動采購與業(yè)務的雙贏合作格局。五是數字化。采購工作的集中管理需要強大的平臺支撐，一方面將制度、標準嵌入系統(tǒng)，落實把制度建在流程上、把流程建在系統(tǒng)上的要求；另一方面做好商品服務和數據服務，實現采購業(yè)務的線上化、數字化轉型。
——場地管理
銀行的場地管理涵蓋了場地的購買、建設、租賃、裝修、配置、閑置處置和物業(yè)管理等方面，與行政管理中的基建管理、財產管理、物業(yè)管理等領域緊密相連。興業(yè)銀行以“健全管理機制、規(guī)范管理動作、優(yōu)化資源配置”為策略，在保證場地服務質量的同時，持續(xù)夯實場地成本。
房產購置方面，秉持系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)一管控的理念，構建辦公用房面積測算體系，明確房產購置執(zhí)行要求，規(guī)范房產購置審批程序，確保購置行為的合規(guī)性與合理性。房產自建方面，以精細化管理思維貫穿設計、造價、招投標以及工程工期、質量與安全保障等關鍵領域，構建從拿地到驗收的全流程管理機制。房產租賃方面，致力于規(guī)范租賃范疇及標準，建立長效機制，防范租賃風險；以“穩(wěn)定性、經濟性”為原則，優(yōu)化租賃效能提升路徑，挖掘租金壓降與違約成本控制潛力。房產裝修方面，從形象設計、主材甄選、施工組織到工期規(guī)劃，推動標準化設計與模塊化配置模式落地，實現工期壓縮、質量提升的雙重目標。房產配置方面，通過辦公類用房配置標準及配套懲罰機制，加強對集團場地的統(tǒng)一管理和資源配置，提高場地的使用效能。閑置房產處置方面，積極探索多渠道的盤活路徑，以合理的制度設計規(guī)范房產處置要求，增強政策約束力和激勵性，推動閑置資源的整合和再利用。物業(yè)管理方面，從過去注重區(qū)域場地的管理和服務，逐步轉型為對全行物業(yè)的統(tǒng)一規(guī)范和指導，明確全行物業(yè)服務范疇、模式與標準，嚴格物業(yè)費用列支和管理監(jiān)督，推進物業(yè)成本壓降，提升物業(yè)管理的整體效益。
——財產管理
行政后勤部作為全行物資與財產等內部資源的關鍵管理樞紐，不僅承擔著提供基礎服務保障的職責，更是優(yōu)化資源配置、挖掘內生價值以及提增經營效益的關鍵環(huán)節(jié)。為實現銀行整體戰(zhàn)略目標，構建更為科學、精細、規(guī)范的財產管理機制成為部門當務之急。
一是優(yōu)化資源配置策略。深度挖掘財產數據價值，精準把控全行各類資源情況，在充分權衡各級機構實際需求的基礎之上，強化資源優(yōu)化整合，推動集約、高效利用模式的落地。例如，根據各機構業(yè)務規(guī)模、人員數量以及業(yè)務發(fā)展趨勢等因素，合理調配辦公場地與資源，避免資源閑置與浪費。二是建立物資集采體系。統(tǒng)一規(guī)劃辦公類運營保障物資的采買路徑，有序拓展物資集采的品類范圍，充分發(fā)揮集中采購的規(guī)模效應，進一步減少行政后勤保障類物資支出，提升資源利用效率與經濟效益。三是加強財產監(jiān)督管理。針對財產預算實施嚴格的剛性約束和審核，結合機構戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展需求以及現有財產狀況，科學規(guī)劃、精準施策，有效提升財產投入產出比。同時，著力建立健全常態(tài)化的財產監(jiān)督檢查機制，及時發(fā)現問題、糾正偏差，夯實財產管理工作質效。
“多維度”的價值體現
——節(jié)約成本開支
傳統(tǒng)意義上，行政管理部門常被局限地認為是“花錢部門”，工作內容基本都是服務保障性質，難以產生顯性價值與效益。然而，在如今銀行發(fā)展新形勢下，這種片面的、狹隘的觀念早已被打破。把行政后勤工作做實做細，同樣可以節(jié)約很多支出，所壓降的成本直接反映于資產負債表上，就是實實在在的利潤貢獻。
近年來，興業(yè)銀行積極響應“過緊日子”號召，落實“增收節(jié)支”工作舉措，而“增收節(jié)支”的重要來源之一便在于大宗采購、財產管理、基建工程等行政管理工作。2024年，圍繞全行戰(zhàn)略轉型的新目標、新要求，行政后勤部精準定位新形勢下行政管理工作發(fā)展方向，強化成本控制意識，主動投身于成本管理工作，以采購管理工作為例，通過大力推行集中采購、拓展供應商尋源范圍、優(yōu)化采購招標策略，加強分支機構采購節(jié)支管理等方式，深入挖掘采購項目成本節(jié)支空間；通過全方位、多維度的成本管控策略，賦能銀行運營成本的整體壓降，助力銀行在激烈的市場競爭中贏得成本優(yōu)勢與更大的價值空間。
——推動綠色運營
興業(yè)銀行是國內綠色金融先行者，2024年晉級明晟（MSCI）ESG全球銀行業(yè)最高評級AAA級，也是唯一一家連續(xù)6年獲得境內銀行業(yè)最高評級的銀行，始終將自身綠色運營置于戰(zhàn)略高度。綠色運營是銀行實現可持續(xù)發(fā)展、踐行社會責任的必然要求，也是提升銀行品牌形象與核心競爭力的關鍵所在?！白陨淼木G色運營沒做好，對客戶的綠色服務也難以做好?！毙姓笄诓吭谌芯G色運營中承擔著關鍵的領導與協調作用，有力推動著全行綠色運營體系建設。
一是助推“雙碳”目標實現。圍繞“雙碳”目標開展全行碳盤查工作，摸清集團碳排放家底，并科學制定節(jié)能減排措施，推動集團內各機構強化綠色運營工作，從能源管理、廢棄物處理等多方面，推動綠色運營在全集團范圍內深入開展，助力自身綠色轉型和低碳發(fā)展。二是踐行綠色運營標準。將綠色運營理念真正融入綠色建筑、綠色裝修、綠色辦公、綠色出行等方面，建立綠色運營評估體系，確保綠色運營工作在全行范圍內有序、高效地開展，進一步提升全行綠色運營水平與可持續(xù)發(fā)展能力。三是提升本行綠色影響力。連續(xù)十三年組織全行參與“地球一小時”熄燈活動，大力呼吁綠色辦公與低碳生活理念，積極倡導可持續(xù)發(fā)展的價值觀念，切實履行綠色環(huán)保企業(yè)的社會責任。
——彰顯家園文化
行政管理工作與員工日常體驗緊密相連，其服務質量、服務效率、服務水平直接觸達員工的工作與生活，直接接受員工的評價與監(jiān)督，直接影響員工的幸福感與獲得感，不僅關乎員工切身利益，更是塑造家園文化、提升廣大員工歸屬感和凝聚力的重要手段。在全新的大行政后勤體系中，行政管理工作凸顯管理職能的同時，巧妙地將管理與服務有機結合，在管理中提高服務品質，在服務中完善管理模式，為打造興業(yè)銀行家園文化筑牢基礎。
一是以標準化打造優(yōu)質工作環(huán)境。通過規(guī)范物業(yè)管理流程與準則，構建完善物業(yè)公司準入退出機制及監(jiān)督考核體系，促進物業(yè)管理服務邁向標準化，使員工暢享舒適、高效且安全的工作環(huán)境，提高員工工作積極性與創(chuàng)造力，支撐企業(yè)高速運轉。二是以多樣化提升品質生活。企業(yè)是員工的第二個家，其生機和活力離不開員工，行政管理在“家”文化塑造中具有關鍵意義。例如食堂餐飲服務是品質生活的關鍵環(huán)節(jié)之一，管理上需要從食材采購源頭嚴控質量與成本，在運營過程注重菜品創(chuàng)新與品質，加以美食節(jié)等多樣化的生活服務和活動，進一步貼近員工生活，提升員工滿意度。三是以服務化彰顯對外形象。優(yōu)質服務與科學管理體系，對內是提升員工歸屬感與凝聚力的有力手段，對外是銀行家園文化的生動體現與傳播途徑。行政管理工作中的部分內容，諸如分支機構選址裝修、場地物業(yè)保障等，都能夠具象化地展現銀行品牌形象。行政后勤部通過優(yōu)化服務保障，努力提升銀行在客戶與合作伙伴心中的信用與聲譽，吸引更多優(yōu)質資源，為興業(yè)銀行高質量發(fā)展奠定堅實根基。
（作者為興業(yè)銀行總行行政后勤部總經理）
責任編輯:李斌
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